Privatlivspolitik for Advokaternes Ejendomsadministration A/S
I Advokaternes Ejendomsadministration A/S behandler vi personoplysninger på vegne af vores kunder (din udlejer/forening), som vi er databehandlere for.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og i overensstemmelse med lovgivningen. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Den dataansvarlige er oftest din udlejer eller din forening. På baggrund af vores rolle som databehandler og således på vegne af udlejer/foreningen, sørger vi for, at vores behandling af dine personoplysninger sker i overensstemmelse med lovgivningen.
Har du brug for at finde oplysninger om databehandling hos den dataansvarlige, skal du rette henvendelse til din udlejer/forening direkte.
Har du spørgsmål til Advokaternes Ejendomsadministration A/S’ behandling af personoplysninger, så er du meget velkommen til at rette henvendelse til os:
Advokaternes Ejendomsadministration A/S
CVR.nr.: 26 08 40 40
Toldbodgade 36A, 1253 København K.
Tlf.: 33 15 45 45.
E-mail: info@a-ea.dk.
Behandling af personoplysninger
I forbindelse med drift og administration af vores kunders ejendomme behandler Advokaternes Ejendomsadministration A/Spersonoplysninger om dig til brug for udarbejdelse og indgåelse af lejekontrakten samt håndteringen af det løbende lejeforhold.
VI behandler følgende oplysninger:
Oplysninger om lejere eller fremlejetagere:
- Almindelige personoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP-adresse, lejemålsnummer
- Hvidvaskdokumentation, herunder billedlegitimation
- Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund
- Familiemæssige forhold og oplysninger om husstand, herunder oplysninger om separation, skilsmisse og
samlivsophævelse
- Betalingsoplysninger, herunder bankkonto, evt. betalingsmisligholdelse, insolvens- eller konkurserklæringer og udlæg i
deposita
- Oplysninger om og korrespondance vedrørende leje- eller fremlejeforhold, herunder lejekontrakt, lejemålets indretning,
forbrugsregnskaber, varslingsbreve, vaskekort, adgangsnøgler- og kort, klagesager, boligstøtte
- Registreringsnummer på biler, ved leje af parkeringsplads
- Årsag til fraflytning, herunder dødsfald eller flytning til plejehjem
- CPR-nummer
Oplysninger om medlemmer af eller beboere i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening:
- Almindelige personoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP-adresse, kunde-nummer - Hvidvaskdokumentation, herunder billedlegitimation
- Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund
- Familiemæssige forhold og oplysninger om husstand
- Fotos, billeder eller videooptagelser
- Betalingsoplysninger, herunder bankkonto, evt. betalingsmisligholdelse, insolvens- eller konkurserklæringer og udlæg
- Oplysninger om og korrespondance vedrørende medlemsforhold i foreningen, herunder andelens eller lejlighedens
værdi og indretning, forbrugsregnskaber, vaskekort, adgangsnøgler- og kort, klagesager
- Tinglyste oplysninger, som servitutter, rettigheder og gæld
- Årsag til salg, herunder dødsfald, skilsmisse, samlivsophør eller flytning til plejehjem
- Registreringsnummer på biler ved administration af parkeringspladser
- CPR-nummer
Oplysninger om kunder, kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer:
- Almindelige personoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP-adresse
- Titel, erhverv, stilling, herunder bestyrelses- og direktionsposter, uddannelsesmæssig baggrund
- Oplysninger om ejerskab af selskaber eller ejendomme, der indgår i kundeforholdet samt tilhørende forhold, som
forsikring, bankoplysninger, regnskabs- og skatteoplysninger, tegningsrettigheder og fuldmagtsforhold
- Hvidvasklegitimation, herunder billedlegitimation af kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer
- CPR-nummer
Advokaternes Ejendomsadministration A/S behandler som udgangspunkt ikke følsomme oplysninger eller oplysninger om strafbare forhold.
Der kan dog undtagelsesvist være sager omkring lejeretlige forhold, hvor vi til sikring af vores kundes rettigheder efter anden lovgivning vil behandle følsomme personoplysninger, såfremt vi f.eks. har behov for at registrere et strafbart forhold i eller i forbindelse med kundens ejendomme, herunder for at sikre kundens retsstilling ved et erstatningskrav eller som ophævelsesgrundlag.
Indsamling af personoplysninger
Normalt får vi oplysningerne fra dig.
I nogle tilfælde kan vi dog modtage dine personoplysninger fra andre kilder, typisk:
-Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
-Ejendomsmæglere
-Udlejer
-Udlejers/foreningens tidligere ejendomsadministrator
-Andre beboere på ejendommen
Formål og lovlige grundlag for behandlingen af personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi eller vores kunder, som vi er databehandlere for, har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling af almindelige oplysninger er sædvanligvis:
-At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/aftalegrundlag med dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
-Behandling i henhold til lovkrav, herunder Lejelov, Boligreguleringslov, Bogføringsloven og Hvidvaskloven, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
-Vores eller vores kunders berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Lovlige grunde til behandling af følsomme oplysninger er sædvanligvis:
-Behandling er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.
Formål med behandling af oplysninger på lejere og fremlejetagere:
-Håndtering af leje- eller fremlejeforhold, herunder opkrævning af husleje og udbetaling af depositum og lignende
-Opfyldelse af lovkrav
-Administration af din relation til os eller til vores kunder
Formål med behandling af oplysninger på medlemmer af eller beboere i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening:
-Håndtering af foreningens drift og medlemshåndtering, herunder opkrævning af ejer- og boligafgift samt planlægning, gennemførelse og opfølgning af projekter
-Opfyldelse af lovkrav
-Administration af din relation til os eller til vores kunder
Formål med behandling af oplysninger om kunder og kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer:
-Håndtering af administrationsaftale
-Opfyldelse af lovkrav (Hvidvaskloven)
-Administration af din relation til os eller til vores kunder
Videregivelse af personoplysninger
I forbindelse med drift og administration af vores kunders ejendomme sker der videregivelse af oplysninger til samarbejdspartnere og leverandører, herunder revisorer, advokater og ejendomsmæglere, samt til tvistinstanser, såsom huslejenævn og domstole.
Behandling hos tredjeparter sker udelukkende til specifikke formål. Videregives oplysninger til (under-)databehandlere, vil der foreligge en databehandleraftale, der bl.a. forpligter disse til at behandle dine personoplysninger fortroligt og til at træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med databeskyttelseslovgivningen.
Bliver ejendomme solgt, videregives relevante oplysninger om ejendommen, herunder beboelses- og lejeforhold, til potentielle købere. Er ejendommen omfattet af reglerne for tilbudspligt, bliver oplysningerne ligeledes videregivet til ejendommens andre beboere.
Lejekontrakter kan blive videregivet til brug for sammenligningslejemål til udlejers advokat, huslejenævn eller andre udlejere samt deres repræsentanter, der har en interesse i at få dokumenteret det lejedes værdi.
Er der etableret beboerrepræsentation i en ejendom, sker der i henhold til lejelovgivningen videregivelse af relevante lejeroplysninger til beboerrepræsentationen.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi opbevarer alene lejers personoplysninger, så længe det er nødvendigt til opfyldelse af ovennævnte formål.
Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor dit virke er ophørt/du er udtrådt af foreningen/kundeforholdet er ophørt.
Samtykke
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kon- taktoplysninger, der fremgår ovenfor.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine per- sonoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter databeskyttelsesforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse, herunder også indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til Advokaternes Ejendomsadministration A/S. Vores kontaktoplysninger finder du ovenfor.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, ligesom du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, hvorpå vi behandler dine personoplysninger. Du kan kontakte Datatilsynet via www.datatilsynet.dk eller Datatilsynet, Carls Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, e-mail dt@datatilsynet.dk og telefon 33 19 32 00.
Nyhedsmails
Når du har tilmeldt dig en af vores nyhedsmails, registrerer vi dit navn samt din mailadresse. Oplysningerne benyttes til at udsende nyhedsmails og invitation til arrangementer.
I forbindelse med din registrering er der i nogle tilfælde mulighed for, at du kan give os yderligere oplysninger om dig selv, fx din adresse eller boligform. Disse oplysninger anvendes til at give dig en bedre service og indhold.
Du kan altid afmelde dig vores nyhedsmails via afmeldingslinket nederst i hver mail og dermed trække dit samtykke tilbage.
Vi bruger MailChimp til at udsende vores nyhedsmails. MailChimp er en certificeret leverandør uden for EU, og du kan læse MailChimps privatlivspolitik på deres website.